Varför du bara ska ha mailkontakt med dina klienter

Det här är ett av de bästa tipsen jag kan ge en PT som just ska komma igång med sitt nya yrke. Drilla dina klienter på att det ENDAST är e-mail som gäller för all kommunikation.
Låt oss först kolla på hur du inte ska kommunicera.

1. Facebook/Messenger
Att skriva privata meddelanden är ett snabbt och enkelt sätt att kommunicera på. Så varför inte köra på denna metod? Den största anledningen är att det är lätt att missa vad som skrivs där. Speciellt om du få många meddelanden varje dag. Du känner säkert igen tanken: “Jag öppnar inte meddelandet nu för då måste jag svara nu för att inte tappa bort det” så tar det 10 meddelanden och texten från din klient pushas ner utanför de meddelanden som syns och du missar det.
Det finns en annan anledning också. Något som jag personligen fortfarande lider av. Nu är det lite skillnad eftersom IntensivePT har fler elever än vad du som PT kommer ha klienter men man kan ändå föreställa sig problemet. Jag har så många som skriver “Jobbrelaterade” meddelanden till mig att min privata Facebook är mer eller mindre förstörd. Jag kan knappt kommunicera med vänner och familj eftersom jag får så många meddelanden från elever.

2. Telefon
Även telefon är ett enkelt sätt att kommunicera på. Man får svar på sin fråga direkt och kan släppa ärendet. Låt mig ge er två anledningar här också.
Den första anledningen är att du vill kunna besvara frågor och förfrågningar i turordning, när det passar dig. Telefon måste du svara direkt på för att det ska vara effektiv kommunikation.
Den andra anledningen är att telefon inte lämnar “bevis” efter sig. Om en klient bokar 17:00 på torsdag över telefon och inte dyker upp blir det svårt att visa att bokningen ägt rum. Vi vill ha allt skriftligt

3. SMS
Nu börjar det närma sig. Dina frågor och ärenden kommer in skriftligen och det är klart svårare att missa SMS än att missa privata meddelanden på social media. Visst kan punkt 1 gälla även här att man vill ha SMS till privat bruk och inte ha en spammad inkorg med meddelanden från klienter (om du inte har två telefoner eller två simkort). SMS ger dock vissa begränsningar. En stor är att det inte går att bifoga filer på ett bra sätt.

Då är vi framme vid E-Mail. Det bästa sättet att kommunicera med klienter.
Det är superenkelt att sätta upp en ny e-mail som endast används för att skicka mail till klienter.
pt-andreas@gmail.com eller skaffa en domän som kontakt@ptandreas.se. Så enkelt separerar du privata och jobbrelaterade mail. I din inkorg är det även lätt att hålla koll på vad som är läst och vad som är svarat på. Använd flaggsystemet om du är en person som enkelt tappar bort dig.
Med endast en form av kommunikation, e-mail, slipper du dessutom leta runt i olika inkorgar efter information. “Vilken tid hade nu klient X bokat på måndag? Fick jag detta på SMS, på FB eller i mail?”

Hur gör du då för att lära klienter att de endast ska maila. Berätta detta för dem redan vid första tillfället. “All kommunikation kommer endast ske via mail!”. Skriv upp det i kontraktet för att göra allt extra tydligt. Klienter älskar tydliga riktlinjer och de älskar att de vet exakt vad de ska göra. Om du dessutom ser till att inte lämna ut ditt nummer och att inte acceptera vänförfrågningar på FB går det inte att göra fel för klienter.
Enda nedsidan med detta är om klienten skriver något viktigt till dig på FB och du inte har dem som vän. Då hamnar meddelandet i en separat korg som knappt går att hitta även om man letar efter den. Men förhoppningsvis mailar klienten om svar uteblir.

Dessa tips vi delar med oss av i bloggen kan verka simpla men tro mig, det är dessa små tips som gör yrket enklare, roligare och mer effektivt.

Det finns självklart många fler sätt att kommunicera på. Vissa av dessa är betydligt mer effektiva än mail. Dedikerade PT-appar, Trello, Asana, Slack, m.m. Vill du hellre använda dessa för att du tycker att e-mail är dåtid? Varsågod, men kom ihåg att dina klienter vill ha allt så enkelt som möjligt. Och e-mail är verkligen enkelt.