Avbokning av PT-Timmar
När du jobbar som PT kommer du behöva handskas med en hel del avbokningar. Några av dem är lätta att handskas med och några av dem kommer vara lite krångliga. Det viktiga för dig som PT är att du har varit väldigt tydlig med reglerna för avbokning.
Se alltid till att du har ett riktigt bra och tydligt avtal. Du kan använda vår mall och sedan göra ändringar så det passar just din verksamhet. Ett tips är att lägga mycket fokus på just avbokningsregler i detta avtal.
Avbokning av PT-Timmar
Gör det väldigt enkelt för dig själv och sätt en och samma regler för alla klienter. Denna regler måste följas till 100%. Det vanligaste är att avbokning av en PT-Timme måste ske minst 24 timmar innan. Det innebär att om klienten avbokar senare än 24 timmar innan timmen är planerad kommer det debiteras som vanligt. Alltså fullt pris betalas. Jag känner ett gäng PTs som har avbokningsavgift på t.ex. 50% av ordinarie pris. Detta är egentligen inte dumt heller förutom att det brukar leda till fler avbokningar.
Se till att klienten har sett detta i avtalet. Påminn klienten muntligen om att det är 24 timmar som gäller. Ett tips är också att skaffa ett bokningssystem som kan skicka ut påminnelser. Detta kan vara t.ex. timecenter eller några annan leverantör av bokningssystem. Normal kan man välja att skicka ut påminnelser som e-mail eller SMS. Att skicka ut en påminnelse dagen innan i stil med: “Imorgon kör vi! Kom ihåg att om du behöver byta tid måste du avboka innan 13:00 idag” Dessa påminnelser genereras automatiskt och är inget du behöver hålla koll på.
Sätt som standard att alla avbokningar måste vara skriftliga. Förslagsvis på mail om det är mail som är din primära kontakt med klienten. Anledningen till att det ska vara skriftligt är att det måste gå att bevisa vad som är sagt. Om du ibland tillåter avbokning över telefon kan du potentiellt hamna i en situation där klienten hävdar att de “visst har avbokat” men du har inget minne av det.
Ett tips här är att dra en vit lögn. Något i stil med: “24 timmar innan går din timme automatiskt in i systemet och det går inte att avboka längre”. Detta kommer aldrig vara sant men det låter bra och klienterna accepterar det lättare eftersom det är en dator som debiterar dem och inte en person.
Avboka hela köpet av PT-Timmar.
Har du en person som skrivit på för att köpa PT-Timmar och sedan ångrat sig? Då är det två olika lagar som gäller.
1. Köp på plats
Om du har haft en konsultation på gymmet med din klient och ni skrev ett avtal på plats har personen inte rätt att avboka. Se till att även detta står i avtalet. “Avtalet är bindande och kan inte avbrytas efter underskrift”. I övrigt är det några andra saker som behöver framgå. Priset ska vara tydligt på avtalet. Det ska vara tydligt vilka parterna är. Dvs. klientens personuppgifter och dina/ditt företags uppgifter. Om du säljer timmar genom företag ska du ha med företagsnamn, personnummer och gärna adress. Se även till att ge en kopia på det underskrivna avtalet till personen direkt. Detta kan vara fysisk kopia eller via mail.
2. Köp på distans
Om du säljer PT-Timmar online måste du erbjuda minst 14 dagar öppet köp enligt lagen om distansköp. Det finns, i mitt tycke, ingen anledning att erbjuda mer betänketid än så. Se till att det tydligt framgår i anmälan att klienten har 14 dagar öppet köp och att avbokning måste ske skriftligen. Även här ska du vara noga med att skicka ut bokningsbekräftelser så fort som möjligt. Så klienten får en kopia på vad som är bokat/köpt/beställt.
När du tror att du är tydlig nog ska du göra allt dubbelt så tydligt. Skriv avbokningsregler på hemsidan, i anmälningsformuläret, i bekräftelsemailet och överallt du får plats med det. Även fast du gjort detta kommer du få en del problem, vilket är ofrånkomligt vid köp online. Låt mig ta några exempel som inte är allt för ovanliga på IntensivePT:
Support: “Välkommen till IntensivePT”
Elev: “Jag har inte bokat något”
Support: “Vi fick in en anmälan på ditt namn, adress, personnummer och telefonnummer för en månad sedan. Är detta inte du?”
Elev: “Jo, det är jag. Men jag har inte anmält mig”
Support: “Då har någon annan anmält dig med dina personuppgifter. Detta är ett brott som heter urkundsförfalskning och ska polisanmälas. När du har polisanmält ärendet hjälper vi polisen med IP-nummer så de kan spåra personen som gjorde anmälan”
Elev: “Jaha, jag ska se om det var jag som anmälde mig. Det var ju ett tag sen så jag kan ha glömt”
Support: “Ja, det är nog bäst att dubbelkolla”
En annan klassiker
Support: “Välkommen till IntensivePT”
Elev: “Jag har inte bokat något”
Support: “Vi fick in en anmälan på ditt namn, adress, personnummer och telefonnummer för en månad sedan. Är detta inte du?”
Elev: “Jo, men jag trodde att det var en intresseanmälan bara”
Support: “Sista punkten i anmälningsformuläret lyder: Jag förstår att min anmälan är bindande. Jag förstår att avbokning måste ske skriftligen inom 14 dagar. -Den har du klickat JA på. Efter detta fick du ett bekräftelsemail som bekräftade din bokning och ditt pris.
Elev: “Ja, men jag trodde att det var en intresseanmälan”
Låt gärna en jurist kolla över dina regler för bokning och avbokning. Det kommer kosta någon tusenlapp men det kan spara dig både tid och pengar i framtiden.
Poängen med detta inlägg är att du ska vara väldigt tydlig med dina regler. När du tycker att du är övertydlig ska du förtydliga dig några gånger till. Du kommer inte slippa krångel helt men du kan försöka minimera krångel så mycket som möjligt.